Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for legatansøgere og -modtagereVersion: August 2018

I forbindelse med vurderingen af legatansøgninger og udbetaling af legater, så indsamler og behandler Tømmerhandler Johannes Fogs Fond som dataansvarlig
en række personoplysninger om legatansøgere og –modtagere eller kontaktpersoner hos disse.

1. Kategorier af personoplysninger.Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger.

Kontaktpersoner hos legatansøgere og legatmodtagere, som er institutioner, foreninger, organisationer og andre virksomheder (”institutioner”):

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger på kontaktpersoner hos institutionen,
    herunder navn, adresse eller postnummer, e-mailadresse, telefonnummer, stilling og
    arbejdsgiver/navn på institution.

Legatansøgere som er private personer:

  • Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, postnummer, telefonnummer, e-mail, ansøgt beløb, øvrige modtagne legater og formål med legatet.
    Hvis det er relevant for din ansøgning, vil vi i visse tilfælde også behandle oplysninger om uddannelse, anbefalinger, eksamensbeviser og øvrige kvalifikationsbeviser, job, økonomi (formue, indkomst mv.), familiemedlemmer/ægtefæller/samlever/børn mv. og væsentlige sociale problemer.
  • Særlige kategorier af personoplysninger (”følsomme personoplysninger”): Oplysninger om f.eks. helbredsforhold og andre følsomme personoplysninger behandles alene, hvis dette fremsendes af legatansøgeren selv.

Legatmodtagere som er private personer:

  • Almindelige personoplysninger: Foruden ovennævnte personoplysninger, indsamles og behandles CPR-nummer og bankkontooplysninger samt dokumentation eller regnskab for korrekt brug af midler.

2. Formål med behandling af personoplysninger.Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

  • Vurdering og prioritering af legatansøgninger og på den baggrund udvælgelse af, hvilke ansøgere der skal tildeles et legat,
    og hvem der skal meddeles afslag.
  • Udbetaling af legaterne og indberetning af lovpligtige skatteforhold.
  • Dokumentation for legatets anvendelse til berettiget formål.
  • Fortegnelse over modtagere af uddelinger fra fonden i regnskabsåret, jf. lov om erhvervsdrivende fonde § 80.
  • Overholdelse af gældende persondatalovgivning og andre legitime interesser, f.eks.:
    • Dokumentationspligt.
    • Overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger og juridisk grundlag for behandlingen.
    • Iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder – men ikke begrænset til –
      at hindre uautoriseret adgang til systemer og oplysninger, modtagelse eller distribution af ondsindet kode, standsning af
      overbelastningsangreb (”denial-of- service”-angreb) og beskadigelser af computersystemer og elektroniske kommunikationssystemer.
    • Undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder.
    • Håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre.
    • Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder.
    • Håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter.

3. Kilder

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig, men i visse tilfælde kan vi modtage personoplysningerne fra eksempelvis dit familiemedlem,
samlever eller anden bemyndiget.

4. Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne.Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af almindelige personoplysninger på kontaktpersoner i institutioner er følgende:

  • Vores legitime interesser i at kunne kontakte institutionen, hvis der mangler oplysninger eller ved legattildeling og udbetaling mv.,
    jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f), jf. databeskyttelseslovens § 6.

Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af legatansøgeres og legatmodtageres (private personer) almindelige personoplysninger
(eksklusiv CPR-numre) er følgende:

  • Vores legitime interesser i at kunne vurdere den samlede ansøgningspulje og kunne uddele/udbetale legatmidler til legatmodtagere samt
    indsende fortegnelse over modtagere af uddelinger til fondsmyndigheden, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f),
    jf. databeskyttelseslovens § 6.

Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af legatansøgeres og legatmodtageres (private personer) følsomme personoplysninger
er følgende:

  • Udtrykkeligt samtykke til behandlingen, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 9(2)(a) og art. 7, jf. databeskyttelseslovens § 7.

Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af dit CPR-nummer (efter tildeling af legatet) er følgende:

  • Det følger af lovgivningen, jf. databeskyttelseslovens § 11, jf. indkomstregistreringsloven. Indsamling og behandling sker for, at vi kan foretage
    lovpligtige skatteindberetninger.

5. Frivillighed

Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig til brug for ovennævnte formål, giver du os personoplysningerne frivilligt.
Du er ikke forpligtet til at give disse personoplysninger til os. Konsekvenserne ved ikke at give os personoplysningerne er,
at din legatansøgning ikke kommer i betragtning, eller at legatet ikke kan udbetales.

Du har ret til at tilbagekalde dit samtykke for så vidt angår følsomme personoplysninger såsom helbredsoplysninger.
Hvis du tilbagekalder samtykket, vil tilbagekaldelsen dog ikke påvirke behandlingen forud for tilbagekaldelse af samtykket.

6. Videregivelse af personoplysningerne.Personoplysninger vedrørende legatmodtagere vil blive videregivet og delt med følgende modtagere:

  • Ved eventuel udbetaling til dig videregiver vi nødvendige betalings- og personoplysninger til vores egen bank (kun private personer).
  • Ved eventuel udbetaling til dig videregiver vi oplysninger om dit navn, CPR-nummer samt legatets størrelse og formål til SKAT og
    Fondsmyndighederne, når dette er påkrævet efter skattelovgivningen.

Det juridiske grundlag for videregivelse af de nødvendige betalings- og personoplysninger til vores egen bank er følgende:

  • Vores legitime interesse i at kunne udbetale legatet til dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f), jf. Databeskyttelseslovens § 6.

Det juridiske grundlag for videregivelse til SKAT og fondsmyndighederne (Civilstyrelsen) er følgende::

  • Det følger af lovgivningen, jf. databeskyttelseslovens § 11, jf. indkomstregistreringsloven. Videregivelsen sker for, at vi kan foretage lovpligtige skatteindberetninger.

7. Overførsel af personoplysninger til databehandlere

Vi overfører personoplysningerne til vores IT-leverandører, som behandler og opbevarer personoplysningerne,
og som leverer support til vores IT-systemer, ATEA Danmark A/S.

8. Opbevaringsperiode

Hvis ansøgningen ikke imødekommes, slettes hele ansøgning og alle personoplysninger efter endt behandling af ansøgningen/efter meddelelse af afslag.

Oplysninger om navn, adresse, postnummer, tildelingstidspunkt og beløb for ansøgere, hvis ansøgning imødekommes, opbevares i 10 år på vores 10-årsoversigt over bevillinger.

CPR-numre slettes, når indberetning til SKAT er foretaget.

Alle andre personoplysninger herunder ansøgning med bilag, følsomme oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold slettes altid efter endt vurdering af ansøgningen. Det er uanset, om en ansøgning imødekommes eller ej – eller når bevillingen er udbetalt eller når der ikke er behov for yderligere kommunikation med legatansøgeren.

9. Dine rettigheder

Du har – på de betingelser og med de undtagelser der følger af databeskyttelsesloven – følgende rettigheder:

  • Retten til indsigt i personoplysningerne.
  • Retten til at få ændret ukorrekte personoplysningerne.
  • Retten til at få slettet personoplysningerne.
  • Retten til at få begrænset personoplysningerne.
  • Retten til at trække dit samtykke tilbage.
  • Retten til at gøre indsigelse.

Du har også ret til at klage til en kompetent tilsynsmyndighed, herunder Datatilsynet.

Du har ret til – af grunde der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger,
hvor hjemmelen er legitime interesser, som angivet ovenfor. Tømmerhandler Johannes Fogs Fond må derefter ikke længere
behandle personoplysningerne, medmindre Tømmerhandler Johannes Fogs Fond påviser vægtige legitime grunde til behandlingen,
der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav
kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

10. Kontakt

Hvis du har nogle spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder så kontakt:

Tømmerhandler Johannes Fogs Fond
c/o Johannes Fog A/S
Firskovvej 20
2800 Lyngby
Danmark
CVR-nr.: 81 84 87 18
E-mailadresse: GDPR@johannesfog.dk
Telefonnr.: 22 71 29 07